Arbetslivet år 2015

Hur kan Sverige bli en framstående internetnation år 2015?

Det var temat för Internetframsyn, ett projekt som drevs under 2007-2008 av IVA i tre arbetsgrupper. Jag deltog i Användargruppen som fokuserade på hur medborgare, organisationer och företag kan komma att utnyttja internets möjligheter och jag skrev om Arbetslivet:

Arbetslivet år 2015 kännetecknas av en stor flexibilitet och ständigt lärande. Man arbetar på olika sätt beroende på om man är tonåring, ung utan familj, har familj med små barn, är singel, har tonåringar eller är äldre med utflugna barn. Begreppet pensionär har fått en ny innebörd, de flesta äldre är i varierande grad aktiva inom arbetslivet och samhället på olika sätt. Det är vanligt att man har flera olika deltidsarbeten, t ex ett inom industrin och ett inom den offentliga sektorn. Många har ett eget företag vid sidan av en anställning. Internet är en självklar grundbult för kommunikation och information inom alla yrken och på alla arbetsplatser eftersom det mesta av all information är digital. Många fysiska saker och system kommunicerar också med varandra via internet.

Arbete förknippas inte längre med fysisk närvaro vid en arbetsplats. Även socialt umgänge sker i hög grad med stöd av nya tjänster inom ljud- och bildkommunikation. Det är kännetecknande, överlag, att många inslag i tillvaron har dematerialiserats, vilket inte minst kan ses som ett steg mot hållbar samhällsutveckling.

Vilka krav ställer det “nya” arbetslivet?

Flexiblare arbetsliv för alla åldrar är ett begrepp som slagit igenom 2015. Arbetsgivarna värdessätter i större utsträckning medarbetare med generalistkompetens och hög inlärningsföråga som hanterar alla nya sätt att kommunicera och söka information med olika internet-verktyg. Kraven på språkkunskaper ökar i takt med globaliseringen, men de enklare behoven löses med automatiska översättningsfunktioner inbyggda i internet-verktygen. Virtuella team, dvs arbetsgrupper som arbetar i gemensamma projekt men sitter på olika ställen i världen, ställer nya krav på verktyg som stödjer ett nytt ledarskap.

En arbetsdag 2015 kännetecknas av att många, mer eller mindre obehindrat, rör sig mellan fysiska, virtuella och videomedierade rum, vilket ställer nya krav på arbetsmiljö och utformning av stödsystem för olika verksamheter.

Pensionärer upplevdes tidigare som ett växande problem, men i takt med att de gamla blev allt piggare och inte ville gå sysslolösa i 20-25 år efter pensionen så inser man i Sverige anno 2015 att det finns en global marknad för lösningar på detta som bygger på flexibilitet och samarbete mellan generationerna. Äldre tycker t ex om att deras erfarenhet tas tillvara genom att de engageras som mentorer inom näringslivet och skolan. Svensk industri finner en ny målgrupp och utvecklar en rad nya tjänster för 65+. Denna stora grupp utgörs år 2015 av vana IT-användare som, inte minst, bidrar till ett växande entreprenörskap i Sverige, genom att många av dem startar nya småföretag.

Dagens 80- och 90-talister ser arbete som en arena för självförverkligande. Internet och mobilen är deras självklara kommunikationsverktyg och de är därför vana vid snabba sätt att nå sina sociala nätverk. De är individualister, har ofta flera livsstilar och vill kunna skaffa sig nya livsstilar när de vill. De vill även arbeta utomlands och ha internationella kontakter. De kräver därför ett flexibelt arbetsliv med omväxling där de får utlopp för alla sina individuella färdigheter, vilket sällan sker på en enda arbetsplats.

Två nya begrepp är nyckelfaktorer i arbetslivet år 2015: “Time shift” och “Location shift“, på svenska handlar det om att arbeta oberoende av tid och plats.

En modernisering av arbetskulturen med hjälp av ny teknik och nya standarder gör att man kan arbeta i större utsträckning oberoende av arbetstider (Time shift) och arbetsplatser (Location shift). Arbetsbegreppet förändras och skillnaden mellan arbete och fritid luckras upp. Dagens stress med att vara ständigt tillgänglig och störd av olika meddelanden försvinner eftersom man får bättre verktyg för att styra sin kommunikation. Arbetskulturens fokus flyttas från arbetad tid och närvaro på arbetsplatsen till individens produktivitet och samarbetsförmåga.

Time shift och Location shift är verktyg som bygger på en vidareutveckling av internetbaserade verktyg och sociala medier för att öka flexibiliteten i arbetslivet inom de flesta yrken. Tanken är inte att tvinga folk till distansarbete hemifrån i den form vi känner det idag. Målet är istället att utveckla nya metoder och teknik som möjliggör mycket rikare och mera personlig kommunikation oberoende av tid och rum och därmed ökar produktiviteten och minskar stress och miljöbelastning.

Globaliseringen och kraven på kostnadseffektiviseringar i Sverige bäddar också för dessa skiften. De flesta tjänster digitaliseras och produktionen kan ske 24 timmar per dygn, 7 dagar i veckan med hjälp av anställda som arbetar periodvis i andra tidszoner. T ex nattarbete kan utföras dagtid i Australien. På köpet sker värdefullt internationellt erfarenhetsutbyte på både individ- och organisationsnivå.

Time shift och Location shift är nyckelfaktorer för att minska tre stora grundproblem i dagens samhälle och bidra till en hållbar utveckling:

1. Ekologisk hållbarhet. Belastningen på miljön begränsas genom:

a) Minskat behov av transporter av personer och gods.

b) Minskat behov av lokaler och minskat tryck på infrastruktur som vägar, tåg, flyg.

2. Social hållbarhet. Arbetslivet kan göras flexiblare och stressen kan minskas.

a) Man kan arbeta på tider som passar individen bättre, oavsett fas i livet, familjesituation och personlig dygnsrytm.

b) Asynkron arbetskommunikation är mycket tidsbesparande, antalet fysiska rutinmöten kan minskas och de möten som genomförs kan istället vara mera sociala.

c) Arbetet upplevs som mera omväxlande och kreativiteten ökas när man kan arbeta på många stimulerande platser och styra sitt arbetssätt mera själv.

3. Ekonomisk hållbarhet. Villkoren för både företag och anställda i glesbygd förbättras, dvs regional ekonomisk hållbarhet.

a) Glesbygdsföretag får en mera jämlik konkurrenskraft. Tillsammans med deras lägre omkostnaderskapar detta en bra grogrund för ökat entreprenörskap och därmed motverkas arbetslösheten.

b) Man kan växla mellan att bo och arbeta i staden och på landsbygden under olika perioder, vilket uppmuntrar till avstressande och utvecklande säsongsverksamheter.

För att Time Shift och Location Shift ska fungera optimalt krävs en ny arbetskultur i samverkan mellan arbetsmarknadens parter. Det är dags för “Taylor 2.0”! För hundra år sedan kom “Taylor 1.0” som handlade om att effektivisera arbetet med rutiner och minskad individuell frihet. År 2015 krävs individer i ständig utveckling och arbetsgivare som värdesätter eget ansvarstagande och kommunikationsförmåga.

Genom att demonstrera flexibiliteten och den höjda livskvaliteten med dessa nya arbetssätt kommer de nödvändiga uppdateringarna av anställningsvillkor, avtal och lagar att uppfattas som både rimliga och önskvärda.

Time shift

Time shift handlar om möjligheten att arbeta oberoende av tid, även i fördjupat samarbete med andra. Med internet och alla digitala verktyg för att kommunicera via communities, projektplatser, diskussionsforum etc. så blir det lättare att kommunicera asynkront vilket oftast sparar mycket tid och ökar kvaliteten på det man gör eftersom det möjliggör eftertanke.

Offentliga sektorn bör införa internet-baserade projektplatser för alla verksamheter där så är möjligt. Offentliga sektorn bör gå i bräschen och digitalisera mycket mer av sin verksamhet genom att standardisera hur ärenden hanteras och projekt drivs med slutna diskussionsforum och projektplatser.

Vi får som vinst en stor tidseffektivisering, minskad stress och ökad produktivitet genom att epost-floden minimeras och medarbetarna kan arbeta med färre avbrott och få mera tid för analys.

Det krävs utbildningsinsatser samt omorganisationer och nya uppföljningssystem. Detta kan dock kan införas över tiden och i olika nivåer för olika grupper.

Om Sverige inte agerar får vi problem med ökad stress och improduktivitet som orsakas av den snabbväxande epost-floden som snart gör arbetssituationen ohållbar för stora grupper. Offentliga sektorn står också inför en stor utmaning att kunna rekrytera ny personal i samband med de stora förestående pensionsavgångarna och 80- och 90-talister är inte lockade till offentliga sektorns nuvarande sätt att arbeta.

Location shift

Möjligheten att arbeta oberoende av var man är, dvs att arbeta på andra platser än arbetsplatsen, och inte bara i hemmet utan även på andra platser som stimulerar produktivitet och kreativitet. Detta kallas härarbete, dvs att arbeta “här”, där jag gör det bäst. Det kan t ex vara att skriva en rapport utomhus i en lokal park under våren, eller att man stannar kvar och arbetar några dagar där man har tillbringat semestern. Det bygger på ny metodik och nya verktyg för att ha en rik, mänsklig kommunikation med andra människor på avstånd.

Offentliga sektorn, liksom industrin, bör utveckla och implementera mötesmetodik och standardiserade system för gruppmöten via internet. Syftet är att kraftigt minska behovet av fysiska möten och därmed frigöra resurser och minska miljöbelastning och personlig stress. Dessutom blir mötesdeltagarnas aktiviteter lättare att följa upp och alla kan bli mera synliga och komma till tals jämfört med konventionella, fysiska mötesformer.

Det behövs en kartläggning av existerande digitala konferenssystem och utveckling av effektiva mötestekniker baserade på dessa. Marknaden för olika nätbaserade projekttjänster utvecklas just nu snabbt och blir tillgängliga för alla användare. Standardisering, utbildning samt framtagande av nya mötespolicies blir nödvändigt. Offentliga sektorn bör i samråd med organisationsexperter tillse att lämpliga system framtas som tillgodoser krav på säkerhet, sekretess och integritet. Även slutna, virtuella världar kan vidareutvecklas för denna användning.

Även verkligt sociala fysiska mötesformer ingår i konceptet. Arbetsmiljöer (byggnader och inredningar) måste som följd anpassas och utformas efter de nya förutsättningar som gäller för att effektivt utföra arbete såväl fysiskt som virtuellt med stöd av olika slags media, interaktion och kommunikation.

En arbetsdag 2015 kännetecknas av att medarbetare rör sig mellan olika virtuella och fysiska rum och att ‘kontoret’ som begrepp i viss mån har dematerialiserats. Det innebär inte att den fysiska och gemensamma arbetsplatsen kommer att sakna betydelse, snarare tvärtom, men kontorsmiljön måste anpassas för de nya arbetsformer och anställningsformer som växer fram.

Några offentliga verksamheter bör föregå med gott exempel. Arkitekter och andra konsulter som bidrar med olika stödsystem för organisationer bör uppmuntras att driva förändringen.

Personlig kontakt och närvaro på distans

Det finns ett behov av utveckling av system och tillämpningar som underlättar närmare och mera personlig kontakt över stora avstånd via internet,. Detta är en förutsättning för att svenskarna ska kliva uppåt i den digitala trappan och för att offentlig förvaltning skall kunna utveckla sin service till medborgarna.

Det behövs mer forskning och utveckling av lätthanterade internet-system för att förmedla kroppsspråk och en flora av känslor under gruppdiskussioner och samarbeten både asynkrona meddelanden och realtidsdiskussioner och nätbaserade interaktionsverktyg (sk presence research), till exempel:

1. Ögonkontakt via tvåvägsvideo och andra behov för informell, social och formell interaktion och realtidskommunikation på distans.

2. Haptiska gränsnitt där man får realistiska känselintryck, t ex för att kunna styra maskiner och verktyg på distans.

3. Automatisk språk-översättning (simultan och asynkron), t ex Instant Messaging-funktion med real-tids-översättning för att effektivisera kommunikation på många språk mellan medborgare och myndigheter.

4. Tal-till-text och text-till-tal (detta är även viktigt för funktionshindrade och människor som har svenska som andraspråk).

Vilka vinster ser vi framför oss? Arbete på distans kommer att kännas betydligt mera givande och blir en framgångsfaktor för svensk industri och offentlig sektor. Nätbaserad och videomedierad kommunikation kan ge effekter för hur storstadsregionerna utvecklas och kan även stärka regional utveckling i gles- och landsbygd, t.ex. genom att underlätta för glesbygdsbefolkningen att få kvalificerade arbete. Nya kommunikationsformer förstorar en regional arbetsmarknad och man kan bosätta sig på större avstånd från sin arbetsplats. Betydande genuseffekter kan förutses då nya arbetsformer skapar förutsättningar för att utjämna könsbundna pendlingsmönster och därmed karriärvägar. Även för utbildningsområdet kan stora vinster förutses, där lärare och expertis kan knytas till flera skolor, t ex på mindre orter. Det finns dessutom en stor global marknad för dessa system, som kan bli viktiga exportprodukter även för svenska företag.

Vad vi förlorar genom att inte agera: Växande problem med teknikstress, orter utanför regioncentra tappar befolkning, försämrad service till medborgare.

Offentliga sektorn bör agera katalysator för denna utveckling genom att låta utveckla och implementera tjänster i dialog med arbetsmarknadens parter, arbetslivsforskare, organisationskonsulter och arkitekter. En viktig fråga handlar om samspel mellan myndigheter (t.ex. PTS, Boverket och Banverket) då frågor som rör samhällsplanering inte längre rör enbart fysiska betingelser utan även digitala förutsättningar. Denna omvälvande satsning öppnar möjligheter för Sverige att framstå som ledande inom utvecklingen av ett modernt arbetsliv och att påverka EU till gemensamma projekt inom t ex standardisering och open source-utveckling.

3 thoughts on “Arbetslivet år 2015”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *